التحكم في المستندات الرقمية: التحكم في الإصدارات، والبيانات الوصفية، وإدارة الوصول الآمنالقيادة والإدارة

في أي مدينة حول العالم 00447455203759 كود الدورة: s

معلومات الدورة

المقدمة

يُعدّ التحكم الرقمي في الوثائق أمرًا بالغ الأهمية لضمان دقة المعلومات، وإمكانية تتبعها، وأمانها، وسهولة استرجاعها، لا سيما في البيئات الخاضعة للوائح أو عالية المخاطر. يزود هذا البرنامج المتقدم مسؤولي الوثائق والأرشيف بأساليب عملية لتصميم أنظمة التحكم في الوثائق، وتطبيق معايير الترقيم والبيانات الوصفية، وتنفيذ إدارة الوصول الآمن وممارسات الأدلة الجاهزة للتدقيق في جميع المستودعات الرقمية.

أهداف الدورة التدريبية

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• تصميم إطار عمل للتحكم في المستندات الرقمية يتضمن أدوارًا واضحة، وسير عمل، وحوكمة فعّالة

• تطبيق نظام قوي للتحكم في الإصدارات، واتفاقيات تسمية، وقواعد دورة حياة المستندات

• وضع معايير للبيانات الوصفية والتصنيف لتحسين إمكانية البحث والتتبع

• تعزيز إدارة الوصول الآمن، وضوابط السرية، وحوكمة الأذونات

• بناء ممارسات توثيق جاهزة للتدقيق: الأدلة، والموافقات، وضوابط الاحتفاظ

• وضع خطة عمل لمدة 90 يومًا وخارطة طريق لمدة 12 شهرًا لتطوير نظام التحكم في المستندات الرقمية

الفئة المستهدفة

تم تصميم هذه الدورة لتناسب الفئات التالية:

• قادة ومديرو إدارة المستندات والأرشيفات والسجلات

• مراقبو المستندات ومنسقو إدارة المعلومات

• متخصصو الجودة والامتثال والتدقيق الداخلي المشرفون على ضوابط التوثيق

• مسؤولو تقنية المعلومات والمنصات الرقمية الداعمون لمستودعات المستندات

• فرق العمليات والمشاريع المسؤولة عن التوثيق الخاضع للرقابة

محاور الدورة التدريبية

اليوم الأول: أسس وحوكمة التحكم في المستندات الرقمية

• الغرض من التحكم في المستندات: النزاهة، والتتبع، والامتثال والكفاءة التشغيلية

• دورة حياة المستند: الإنشاء، المراجعة، الموافقة، النشر، التعديل، الأرشفة، التخلص

• نموذج التشغيل: الأدوار، مصفوفة المسؤوليات والمهام (RACI)، الملكية، وفصل المهام

• الحوكمة: السياسات، المعايير، الموافقات، وآليات التصعيد

• النشاط: تقييم نضج إدارة المستندات + تحديد فجوات الضوابط ورسم خرائط المخاطر

اليوم الثاني: التحكم في الإصدارات، معايير التسمية، والتحكم في التغييرات

• قواعد التحكم في الإصدارات: المسودات مقابل النسخ المُدارة، وانضباط الإصدار

• اصطلاحات التسمية: البنية، التفرد، والاتساق عبر المستودعات

• سير عمل التحكم في التغييرات: الطلبات، فحوصات التأثير، الموافقات، وملاحظات الإصدار

• إدارة المستندات المُستبدلة: السحب، إعادة التوجيه، وممارسات التواصل

• ورشة عمل: بناء إجراءات تشغيل قياسية للتحكم في الإصدارات والتغييرات + نظام تسمية موحد

اليوم الثالث: التميز في البيانات الوصفية والتصنيف والاسترجاع

• استراتيجية البيانات الوصفية: الحقول الإلزامية، الحقول الاختيارية، وملكية الحوكمة

• أنظمة التصنيف: التصنيف الوظيفي، مستويات الحساسية، وأنواع السجلات

• الفهرسة و تحسين محركات البحث: الكلمات المفتاحية، والوسوم، وفحوصات الجودة

• جداول الاحتفاظ بالبيانات الوصفية وأرشيفها: ضمان الاستخدام طويل الأمد

• نشاط عملي: تصميم نموذج بيانات وصفية + تصنيف تصنيفي + قائمة تدقيق الجودة

اليوم الرابع: إدارة الوصول الآمن وضوابط السرية

• أساسيات التحكم في الوصول: مفاهيم الوصول القائم على الأدوار ومبدأ أقل الامتيازات

• إدارة الصلاحيات: الموافقات، ومراجعات الوصول الدورية، ومعالجة الاستثناءات

• السرية والخصوصية: التعامل مع المستندات الحساسة والسجلات المقيدة

• سجلات التدقيق والمراقبة: تتبع الوصول، والتنزيلات، والتغييرات

• دراسة حالة: الاستجابة لخرق الوصول إلى المستندات أو الكشف غير المصرح به

اليوم الخامس: الاستعداد للتدقيق، وضمان الجودة، وخارطة الطريق

• أدلة جاهزة للتدقيق: سجلات الموافقات، وسجلات التحكم، وممارسات التتبع

• ضمان الجودة: التحقق من دقة المستندات، والامتثال للنماذج، وأخذ عينات المراجعة

• الترحيل والتنظيف: ترشيد المستودع القديم وعمليات الانتقال المُدارة

• مؤشرات الأداء: وقت الاسترجاع، ومعدل الامتثال، وأخطاء الإصدار، واستثناءات الوصول